Bookday Studio installatiegids - Complete handleiding voor ingebruikname
Stap-voor-stap instructies om het online boekingssysteem van je studio aan de praat te krijgen
Welkom bij Bookday! Deze uitgebreide handleiding helpt je stap voor stap bij het opzetten van het online boekingssysteem van jouw studio. Bookday is een krachtig boekings- en planningsplatform dat is ontworpen voor fitnessstudio's, yogalessen, wellnesscentra en elk ander bedrijf dat boekingen en reserveringen voor lessen moet beheren.
Checklist snelle installatie
Geschatte installatietijd: 30-60 minuten, afhankelijk van je behoeften
Betaling instellen
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=products
Om betalingen met boekingen te accepteren, moet je een betalingsprovider configureren. Bookday ondersteunt meerdere betalingsproviders om aan de behoeften van jouw bedrijf te voldoen.
Stripe Connect
Stripe Connect wordt aanbevolen voor de meeste studio's. Het maakt automatisch een Stripe-account voor je aan en handelt alle betalingen veilig af. Stripe Connect is recommended for most businesses if you're in a Stripe-supported country.
- Ga naar Instellingen → Producten → Betalingsinstellingen
- Selecteer Stripe als betalingsprovider
- Klik op "Stripe Onboarding voltooien"
- Vul je bedrijfsgegevens in (land, bedrijfstype, bankgegevens)
- Controleer of betalingen zijn ingeschakeld (groen vinkje verschijnt)
Opmerking: Stripe Connect maakt automatisch een account voor je aan. Je hoeft alleen het inlogformulier in te vullen. Ga op elk moment naar je Stripe dashboard via de link.
PayPal
PayPal is een populaire alternatieve betalingsprovider die door Bookday wordt ondersteund.
Ga naar Setup → Products → Payment Settings, selecteer PayPal en voer je PayPal e-mailadres in.
Allpay
Allpay is beschikbaar voor studio's in bepaalde regio's.
Ga naar Instellingen → Producten → Betalingsinstellingen, selecteer Allpay en voer je login en API-sleutel in.
Square
Square is geïntegreerd voor een naadloze verwerking van betalingen.
Ga naar Instellingen → Producten → Betaalinstellingen, selecteer Square en voer je toegangstoken en handtekeningensleutel in.
Razorpay
Razorpay is beschikbaar voor studio's in India en andere ondersteunde regio's.
Ga naar Setup → Products → Payment Settings, selecteer Razorpay en voer je Key ID en Key Secret in.
Boekingspagina aanpassen
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=bookpage
Pas je openbare boekingspagina aan je merk aan en trek klanten aan. Locatie: Instellingen → Boekingspagina
- Aangepaste URL: Kies een korte handle (bijv. yourstudio) → bookday.io/yourstudio
- Pagina Titel: Je studionaam
- Logo: Upload je profielfoto of logo
- Korte beschrijving: Korte introtekst
- Meer informatie: Aanvullende informatie zoals contactgegevens of aanvullende informatie (optioneel, verschijnt onderaan de pagina)
- Achtergrondafbeelding: Upload een achtergrondafbeelding
- Achtergrondkleur: Kies een kleur met de kleurenkiezer
Voorbeeld: Bekijk je wijzigingen in realtime aan de rechterkant.
Link delen: Kopieer de link bovenaan om te delen met je klanten.
Locaties & kamers
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=spaces
Stel je fysieke locaties en ruimtes in waar sessies plaatsvinden. Locatie: Instellingen → Ruimtes
Locaties maken
Locaties vertegenwoordigen je fysieke studio's of locaties. Elke locatie kan meerdere kamers bevatten.
- Klik op "Locatie toevoegen"
- Vul naam, beschrijving (optioneel) en adres in
Kamers toevoegen
Zalen zijn de specifieke ruimtes binnen een locatie waar lessen plaatsvinden.
- Selecteer een locatie en klik op "Kamer toevoegen
- Vul de kamernaam, beschrijving (optioneel) en standaardcapaciteit in
- Opslaan - de kamer verschijnt onder de locatie
De standaardcapaciteit kan worden aangepast voor individuele sessies. Als je een sessie aanmaakt, kun je een specifieke capaciteit instellen die afwijkt van de standaardcapaciteit van de ruimte.
Beschrijvingen gebruiken
Beschrijvingen van locaties en kamers zijn handig om instructies te geven aan klanten. Deze beschrijvingen worden meestal opgenomen in herinneringsmails die 48 uur voor de sessie worden verstuurd.
- Locatiebeschrijvingen kunnen een routebeschrijving, parkeerinformatie of algemene locatiedetails bevatten
- Kamerbeschrijvingen kunnen specifieke instructies bevatten zoals "Ga naar binnen via de hoofddeur, tweede verdieping"
- Zowel locatie- als kamerbeschrijvingen worden opgenomen in boekingsbevestigingen en herinneringse-mails
Team (Coaches)
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=team
Voeg coaches toe aan je team zodat ze toegang hebben tot hun dashboard en sessies kunnen beheren. Locatie: Instellingen → Team
Coaches toevoegen
- Klik op "Coach toevoegen"
- Vul voornaam, achternaam, foto (optioneel), biografie (optioneel) en e-mailadres (verplicht) in
- Sla
Toegang tot Coach Dashboard
Coaches hebben toegang tot hun dashboard door:
- Naar de inlogpagina gaan
- Hun e-mailadres invoeren
- Een magische link ontvangen via e-mail
- Op de link klikken om naar hun dashboard te gaan
Coaches can access their dashboard at /coach_login or via the login page.
Coaches kunnen hun toegewezen sessies bekijken en aanwezigheid markeren.
Inzicht in de prijzen van sessies
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=products
Dit gedeelte legt uit hoe prijzen werken - het bepaalt of je producten moet maken. Het is belangrijk om dit concept te begrijpen voordat je sessies aanmaakt.
Gratis
Geen betaling vereist voor dit sessietype.
Credits
Leden kopen credits via producten of pakketten en gebruiken credits om sessies te boeken. Gebruikelijke opzet: 1 sessie = 1 credit.
U moet eerst producten maken (zie sectie Producten).
Vaste prijs
Directe betaling per sessie (bijvoorbeeld €25 per les). De betaling wordt direct bij de boeking voldaan.
Geen producten nodig - de betaling wordt direct bij de boeking voldaan.
Gesloten
Sessie is niet boekbaar (alleen voor vertoning).
Belangrijk: Als je credits gebruikt, maak dan eerst producten. Als je een vaste prijs gebruikt, kun je producten overslaan.
Producten (Tickets & Pakketten)
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=products
Producten zijn alleen nodig als je het creditsysteem gebruikt voor sessies. Locatie: Instellingen → Producten
Een ticket of pack maken
- Klik op "Nieuw product"
- Vul naam, beschrijving (optioneel), prijs, valuta, credits, geldigheid (optioneel), maximaal gebruik (optioneel), sessietypen (optioneel) en vereist lidmaatschap (optioneel, alleen Stripe) in
Uitleg over instellingen
- Credits
- Aantal toegekende credits bij aankoop
- Geldigheid
- Vervaldatum in maanden (leeg = verloopt nooit)
- Maximaal gebruik
- Aankooplimiet per e-mailadres
- Sessie Typen
- Pakket beperken tot specifieke klassen
- Lidmaatschap vereist
- Alleen te kopen door leden met een actief lidmaatschap (alleen Stripe)
Abonnementen (alleen Stripe)
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=products
Abonnementen zijn alleen beschikbaar als Stripe je betalingsprovider is. Locatie: Instellingen → Producten
Abonnement Credits
- Automatisch opladen van credits per maand, kwartaal of jaar
- Credits per factureringsperiode instellen
- Kies factureringsfrequentie (maandelijks, driemaandelijks, jaarlijks)
- Credits stapelen zich op: Ongebruikte credits gaan naar de volgende periode
Abonnement lidmaatschap
- Lidmaatschap op basis van toegang (geen credits)
- Geeft toegang tot producten waarvoor een lidmaatschap vereist is
- Factureringsfrequentie kiezen
Hoe het werkt: Stripe zorgt voor automatische verlenging. Credits worden automatisch toegevoegd bij elke factureringscyclus. Leden kunnen op elk moment opzeggen. Merk op dat abonnementen momenteel alleen beschikbaar zijn met Stripe.
Sessies creëren
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=schedule
Maak je lesrooster en beheer de beschikbaarheid van sessies. Locatie: Rooster
Begin alleen de eerste week met eenmalige sessies. Test alles en gebruik dan duplicatiefuncties voor efficiëntie.
Een sessie maken
- Klik op "Sessie toevoegen"
- Vul datum en tijd in, duur, naam, beschrijving (optioneel), ruimte of locatie, coach (optioneel), capaciteit (optioneel), betaalwijze (Gratis / Credits / Vaste Prijs / Gesloten), prijs (bij credits voer je aantal in, bij vaste prijs voer je bedrag en valuta in), en afbeelding (optioneel)
Sessies dupliceren
Zodra je eerste week is ingesteld, kun je sessies efficiënt dupliceren:
- Week dupliceren: Hele week kopiëren naar een toekomstige week (aanbevolen)
- Sessie dupliceren: Kopieer een enkele sessie naar een andere datum of tijd
- Wekelijks herhalen: terugkerende sessies maken voor 52 weken (voorzichtig gebruiken)
Beste werkwijze: Maak eenmalige sessies voor week 1, controleer of alles werkt, kopieer de week dan en pas aan indien nodig.
Instellingen basisinfo
Opmerking: je moet ingelogd zijn om toegang te krijgen tot deze sectie in je beheerderspaneel. https://bookday.io/?section=basic_info
Configureer je organisatie-instellingen en boekingsregels. Locatie: Instellingen → Instellingen (Basisinfo)
Organisatie-info
- Accountnaam: Uw studionaam
- Land: Jouw land
- Tijdzone: Cruciaal voor het plannen - selecteer de tijdzone van je studio
Boekingsregels
- Min Boektijd: Hoe kort voor aanvang van de sessie kunnen leden boeken (bijv. 2 uur van tevoren)
- Max. boektijd: Hoe ver van tevoren kunnen leden boeken (bijv. 30 dagen)
- Max. annuleringstijd: Uiterste annuleringstermijn met restitutie (bijv. 24 uur van tevoren)
Gegevensverzameling (optioneel)
- Telefoonnummer: Verzamel telefoonnummers van leden
- Ontheffing: Verzamel aansprakelijkheidsverklaringen met aangepaste tekst
BTW-instellingen (alleen Stripe)
Voer het percentage van het btw-tarief in (bijv. 20 voor 20%). Configureer in het Stripe dashboard voor automatische belastingberekening.
Veelgestelde vragen
Moet ik producten maken als ik sessies met een vaste prijs gebruik?
Nee, voor sessies met een vaste prijs zijn geen producten nodig. Producten zijn alleen nodig voor het creditsysteem waarbij leden eerst credits kopen en deze vervolgens gebruiken om sessies te boeken.
Kan ik mijn betalingsprovider wijzigen na de installatie?
Ja, je kunt je betalingsprovider wijzigen in Instellingen, maar dan moet je de betalingsinstellingen opnieuw configureren. Let op: abonnementen zijn momenteel alleen beschikbaar met Stripe.
Hoe krijgen coaches toegang tot hun dashboard?
Coaches ontvangen een magische link via e-mail wanneer ze inloggen. Ze voeren hun e-mailadres in op de inlogpagina, ontvangen de link en klikken erop om toegang te krijgen tot hun dashboard waar ze sessies kunnen bekijken en aanwezigheid kunnen markeren.
Wat is het verschil tussen credits en een vaste prijs?
Bij credits moeten leden eerst een pakket kopen (bijvoorbeeld een pakket met 10 lessen) en dan credits gebruiken om te boeken. Bij een vaste prijs betaal je direct per sessie (bijv. €25 per les). Credits zijn beter voor loyaliteitsprogramma's, terwijl een vaste prijs eenvoudiger is voor pay-as-you-go.
Kan ik sessies dupliceren om tijd te besparen?
Ja! Nadat je de eerste week hebt gemaakt, kun je de hele week dupliceren naar toekomstige data, individuele sessies dupliceren of wekelijkse herhalingen maken. We raden aan te beginnen met eenmalige sessies voor week 1 om alles eerst te testen.
Volgende stappen
Gefeliciteerd! Je hebt de installatiehandleiding voltooid. Je studio boekingssysteem zou nu klaar moeten zijn om boekingen te accepteren.
Hulp nodig? Neem contact op met Bookday support op contact@bookday.io als je vragen hebt tijdens de installatie of meer wilt weten over geavanceerde functies.